¿Qué es el equivalente a tiempo completo y cómo calcular el ETC?

¿Qué es un equivalente a tiempo completo (ETC)?

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El equivalente a tiempo completo (ETC) es el número de horas trabajadas por un empleado a tiempo completo durante un período fijo, que puede ser una semana, un mes o, por ejemplo, un año. Este método determina cuántos empleados a tiempo completo están trabajando en la empresa.

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El cálculo del ETC simplifica la programación de proyectos, ya que ayuda a planificar el número de personas requeridas para completar una tarea en particular. También impacta en el cálculo de los costos laborales y en la previsión de los presupuestos de los proyectos para el futuro. Basándose en los cálculos del ETC, los gerentes pueden decidir el número de personas requeridas para un proyecto en el futuro, digamos, si es razonable o no contratar a un desarrollador más.

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¿Qué es un empleado equivalente a tiempo completo?

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Si tienes tanto empleados a tiempo completo como a tiempo parcial en tu empresa, debes definir cuántos ETC tienes en total.

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Un empleado equivalente a tiempo completo (ETC) es una persona que trabaja 40 horas por semana, lo que equivale a 1 ETC. En base anual, 1 ETC trabaja 40 x 52 semanas = 2080 horas al año.

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Al mismo tiempo, un empleado a tiempo parcial es una persona que trabaja 20 horas por semana, lo que equivale a 0,5 ETC. Esto significa que 1 ETC no es necesariamente un solo empleado, puede ser una combinación de varios empleados a tiempo parcial: 2 empleados a tiempo parcial equivalen a 1 empleado equivalente a tiempo completo (0,5 ETC + 0,5 ETC = 1 ETC).

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Si 4 empleados trabajan para 0,25 ETC, suman en total 1 ETC (0,25 x 4 = 1 ETC).

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¿Cómo impacta el ETC en el empleo dentro de la empresa?

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Primero, hablando de ETC y empleo dentro de cualquier organización, el ETC ayuda a los gerentes a planificar la carga de trabajo para cualquier proyecto: cuántas personas se necesitan, lo que, al mismo tiempo, también significa cuántas personas es razonable contratar, la línea de tiempo del proyecto, etc.

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El ETC también determina cualquier negocio como un empleador grande aplicable (EGA). Una empresa puede ser considerada como un empleador grande aplicable si tiene al menos 50 ETC (lo que no significa necesariamente que 50 personas estén trabajando en esta empresa, pero el número total de horas trabajadas por todos los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial equivale a 50 ETC).

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¿Qué es el horario de ETC y cómo difiere en los distintos países?

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El horario de ETC ha cambiado a lo largo de la historia. Digamos, en el siglo XIX las personas solían trabajar mucho más que ahora, al menos 60-70 horas por semana (en comparación con las 40 horas de ahora).

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Actualmente, se considera que 40 horas a la semana es la norma común para el horario de ETC. Eso significa que un empleado trabaja 5 días a la semana, 8 horas al día. Sin embargo, en algunos países o incluso empresas, este número es diferente, dependiendo de la legislación, la política de la empresa, etc.

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Por ejemplo, en los Países Bajos, 1 ETC es de unas 29 horas de media, mientras que en Colombia, equivale a 47 horas de trabajo. Pero, 1 ETC = 1 ETC en los cálculos en ambos casos.

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Eso significa que antes de calcular el ETC de una empresa, un gerente debe considerar, en primer lugar, las distinciones y regulaciones de la empresa y del país. Y esto también significa que 1 ETC puede equivaler a un número diferente de horas de trabajo en diferentes países o incluso empresas.

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Cómo calcular el ETC. Guía paso a paso

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Calcular el ETC es un proceso bastante largo, especialmente si hay muchos empleados trabajando en una empresa, si una empresa contrata a muchos empleados durante el año, y si la carga de trabajo de los empleados a tiempo parcial es flexible (digamos, si un empleado a tiempo parcial ha estado trabajando 20 horas durante la semana 1, 25 horas durante la semana 2, 28 horas durante la semana 3, etc.).

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Se deben tener en cuenta muchos detalles al calcular el ETC. Vamos a considerar todo el proceso y esos detalles importantes.

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Crear una lista de los empleados de la empresa y el número de horas trabajadas por cada uno de ellos

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El cálculo del ETC se basa en los informes de nómina. Por eso, el primer paso en el cálculo del ETC es obtener el informe de nómina y crear una tabla separada que contenga 2 columnas: el nombre de la persona y el número de horas que esta persona ha trabajado durante la semana. Puede verse de la siguiente manera:

No olvides que cuando una persona es un empleado a tiempo completo, el número de horas trabajadas por él/ella es usualmente el mismo cada semana y equivale a 40 horas (puede ser más o menos, dependiendo de la política de la empresa, es decir, cuántas horas de trabajo se consideran como empleo a tiempo completo para cada empleado). Pero cuando tienes un empleado a tiempo parcial, el número de horas puede variar a lo largo de las semanas. Por ejemplo, un empleado puede trabajar: semana 1–20 horas, semana 2–25 horas, semana 3–23 horas, etc.

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Determina 1 ETC en tu empresa

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Como ya hemos descrito anteriormente, 1 ETC puede equivaler a un número diferente de horas en varias empresas. Puedes tener 1 ETC = 40 horas de trabajo o 1 ETC = 35 horas de trabajo, dependiendo de la política de la empresa o del país.

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Supongamos que determinas que 1 ETC equivale a 40 horas de trabajo por semana. Entonces deberías definir qué empleados trabajan a tiempo completo y cuáles a tiempo parcial.

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Calcula el número de horas que los empleados han trabajado por mes.

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Primero, sumemos las horas trabajadas por todos los empleados a tiempo completo. La tabla anterior muestra que tenemos 3 empleados a tiempo completo, que trabajaron 3x40 = 120 horas por semana laboral.

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Luego necesitas sumar todas las horas trabajadas por los empleados a tiempo parcial: 120 + 30 + 25 + 25= 200 horas en total.

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Esto significa que todos los empleados de la empresa (tanto a tiempo completo como a tiempo parcial) trabajaron juntos 200 horas.

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Separar las horas de los empleados a tiempo parcial

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En la tabla anterior, tenemos 2 empleados a tiempo parcial en la empresa. Calculemos sus horas de trabajo por separado, lo que suma 30 + 25 + 25 = 80 horas.

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Como determinamos en el paso 2, 1 ETC = 40, tenemos 2 ETC de nuestros empleados a tiempo parcial:

Esto significa que el número de horas trabajadas por los 3 empleados a tiempo parcial de la empresa equivale al número de horas trabajadas por 2 ETC.

Suma tus resultados

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En este paso, determinas el total de ETC en tu empresa. Eso significa que tienes que sumar el número de ETC de tus empleados a tiempo completo (calculado en el paso 3 anteriores) y el número de ETC de tus empleados a tiempo parcial (calculado en el paso 4 anteriores).

Tales cálculos deben realizarse cada semana durante todo el año. Si los empleados trabajan el mismo número de horas cada semana (especialmente los empleados a tiempo parcial), el ETC será el mismo cada semana. Pero si el número de horas trabajadas es una variable, si contratas a nuevas personas en tu empresa, los cálculos serán más complejos y el total de ETC variará de semana en semana.

Puedes tomar el número promedio de horas trabajadas por los empleados a tiempo parcial por semana y no realizar cálculos separados cada semana. Sin embargo, en este caso, es más razonable tomar algunos períodos más largos, digamos, períodos de 90 días o 120 días, durante los cuales puedes tomar el promedio de horas trabajadas por los empleados a tiempo parcial.

Cómo calcular el ETC para empleados individuales con ejemplos

Primero, necesitamos definir el 1 ETC dentro de la empresa, y cuántas horas de trabajo se deben considerar como empleo a tiempo completo. Digamos que 1 ETC = 40 horas de trabajo.

Luego debemos tomar el número de horas que un empleado en particular pasa dentro de la semana laboral (del informe de nómina).

Ejemplo 1. Si un empleado ha trabajado 40 horas por semana, tiene 1 ETC (porque previamente hemos definido que 1 ETC = 40 horas de trabajo).

Ejemplo 2. Si un empleado ha trabajado 30 horas por semana laboral, para calcular su ETC, debemos dividir el número real de horas trabajadas por el equivalente general:

Ejemplo 3. Si un empleado ha trabajado 20 horas por semana, su ETC es

Cómo calcular el ETC para todos los empleados con ejemplos

Para calcular el ETC para todos los empleados de la empresa, debes considerar tanto a los empleados a tiempo completo como a los de tiempo parcial. El primer paso es, de nuevo, determinar 1 ETC que sea aplicable para nuestra empresa. Supongamos que 1 ETC = 40 horas de trabajo.

Ejemplo 1. Si tienes 5 empleados a tiempo completo, tienes 5 × 1 ETC = 5 ETC.

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Ejemplo 2. Si tienes 2 empleados a tiempo parcial, cada uno de ellos trabajando 20 horas por semana (20 / 40 = 0,5 ETC), los cálculos son los siguientes: 0,5 ETC + 0,5 ETC = 1 ETC. Esto significa que 2 empleados a tiempo parcial son equivalentes a 1 empleado a tiempo completo en la empresa.

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Ejemplo 3. Los cálculos más complejos son aplicables cuando tus empleados a tiempo parcial no trabajan exactamente la mitad del número habitual de horas de trabajo (en nuestro ejemplo, 40 / 2 = 20) si su horario de trabajo es flexible.

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Si tienes 3 empleados con varias horas de trabajo igual a 30, 35 y 23, la forma más directa de calcular su ETC es, en primer lugar, sumar su número de horas: 30 + 35 + 23 = 88 horas.

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Luego debes dividir el resultado por 1 ETC: 88 / 40 = 2,2 ETC. Finalmente, debes redondear esto a la cifra entera más cercana, que, en nuestro caso, son 2 ETC.

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Cómo convertir ETC a horas

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Ya hemos determinado cómo convertir las horas de trabajo de los empleados a ETC, pero también podemos hacer otro proceso: convertir ETC a las horas de trabajo.

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Si determinamos que para nuestra empresa, 1 ETC equivale a 40 horas de trabajo, eso significa que 1 ETC = 40. Entonces, si tenemos 5 ETC, equivalen

-este es el número de horas de trabajo que pasan 5 empleados a tiempo completo por semana laboral.

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Si tenemos 0,5 ETC, equivale

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Si tenemos 0,7 ETC, equivale

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Si tenemos 4,5 ETC, equivale a 4,5 × 40 = 180 horas de trabajo.

¿Cómo convertir ETC a las horas de trabajo del empleado? Para convertir el número de horas que se espera que un empleado trabaje con base en su ETC, debemos revertir el proceso previamente discutido.

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Por ejemplo, tenemos 1 empleado con 0,6 ETC en una empresa. 1 ETC en esta empresa son 40 horas de trabajo. Necesitamos calcular el número de horas que este empleado trabaja durante el año.

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Primero, necesitamos determinar el número de horas que un empleado a tiempo completo pasará durante el año. Si el año tiene 52 semanas y 1 ETC = 40 horas de trabajo, un empleado a tiempo completo trabajará 52 × 40 = 2 080 horas al año.

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Si un empleado tiene 0,6 ETC en la empresa, trabaja 0,6 × 2 080 = 1 248 horas al año.

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Este no es el número real de horas trabajadas, solo un número esperado. El número real de horas puede diferir para cada empleado a tiempo parcial. Para uno a tiempo completo, el número exacto de horas generalmente equivale al número de horas esperado en la mayoría de los casos.

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¿Qué es 100% ETC?

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100% ETC equivale a 1 ETC o 1.0 ETC. Esto significa que 1 persona está trabajando a tiempo completo o varios empleados juntos trabajan el número de horas determinado para 1 empleado a tiempo completo en la empresa.

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Si una empresa ha definido que una semana laboral a tiempo completo son 40 horas (1 ETC = 40), y otra empresa ha definido una semana laboral a tiempo completo a nivel de 30 horas de trabajo (1 ETC = 30), ambas cuentan para 100% o 1.0 ETC.

También puedes tener los siguientes empleados en la empresa:

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O cualquier otra equivalencia de ETC menor al 100% ETC o 1.0 ETC.

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¿Qué es 75% ETC?

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75% o 0,75 ETC es un empleado de la empresa que ha estado trabajando regularmente el 75% del número de horas definido para un empleado a tiempo completo. Esto significa que si los reglamentos de la empresa definen que 1 ETC equivale a 40 horas de trabajo, este empleado deberá trabajar 0,75 × 40 = 30 horas por semana para ser considerado como 75% ETC.

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Si la empresa ha definido que 100% ETC = 35 horas, 75% ETC = 0,75 × 35 = 26 horas de trabajo.

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Algunas empresas pueden considerar a los empleados de 75% ETC como empleados a tiempo completo. Esto depende absolutamente de la política de la empresa.

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¿Cómo calcular un salario ETC?

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El salario ETC es el salario de un empleado convertido en un salario equivalente a tiempo completo dentro del año. El número real de horas de trabajo realizadas por un empleado no se considera en estos cálculos. Esto significa que el salario de un empleado que trabaja a tiempo completo y se espera que trabaje a tiempo completo será el mismo, incluso si el número real de horas trabajadas en una semana determinada es menor que el requerido para un empleo a tiempo completo.

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Si, por ejemplo, un empleado ha estado trabajando 9 meses con ETC = 50% y ha obtenido un salario a nivel de 20,000 USD, el cálculo del salario ETC es:

Esto significa que en esta empresa... 

¿Qué significa ETC en los negocios?

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Deberías calcular el ETC por varias razones:

1. Para definir el salario ETC.
2. Para calcular la cantidad de personal necesario para el proyecto.
3. Para planificar la carga de trabajo y determinar la necesidad de contratar más empleados.
4. Para presupuestar la fuerza laboral actual y futura necesaria.
5. Para seleccionar el tamaño de negocio de la empresa.
6. Para definir si eres un empleador grande aplicable (EGA).
7. Para limitar la elegibilidad de la empresa para ciertos programas.

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¿Cómo calcular la cantidad de personal requerida?

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Imaginemos que la duración prevista del proyecto es de 1280 horas, mientras que en nuestro caso 1 ETC son 40 horas de trabajo. Por lo tanto, cada miembro del equipo puede dedicar 8 horas de trabajo al día a este proyecto.

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Fórmula:

Horas estimadas del proyecto / (ETC (horas) * empleados ETC)

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Ejemplo 1. 

Empleados a tiempo completo: 4 (4.0 ETC)

4.0 ETC: 32 horas/día

1280 / 32 = 40 días (Duración del proyecto)

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Ejemplo 2. 

Empleados a tiempo completo: 10 (10.0 ETC)

10.0 ETC: 80 horas/día

1280 / 80 = 16 días (Duración del proyecto)

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Ejemplo 3. 

Empleados a tiempo completo: 4 (4.0 ETC)

Empleados a tiempo parcial: 8 (4.0 ETC)

8.0 ETC: 64 horas/día

1280 / 64 = 20 días (Duración del proyecto)

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¿Qué es el ETC en la gestión de proyectos?

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Completar un proyecto no solo implica realizar el proyecto dentro de un presupuesto y plazo calculados. También es asignar a las mejores personas para un proyecto. Esto requiere mucho trabajo de planificación y preparación, y aquí es donde los gerentes de proyectos deben calcular el ETC y utilizar estos datos.

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Los cálculos de ETC facilitan y hacen más precisa la planificación del proyecto, ya que los gerentes de proyectos conocen la capacidad real de su equipo y la capacidad requerida para un proyecto en particular. Si un gerente de proyecto tiene varios proyectos al mismo tiempo y varios proyectos planificados para el futuro, se vuelve imposible planificar los recursos con precisión sin calcular los ETC.

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Software de cálculo para empleados a tiempo completo como la mejor decisión

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Como ya mencionamos en el artículo anterior, calcular manualmente el ETC es un proceso complicado y que consume mucho tiempo, especialmente si hay muchos empleados en una empresa, si la empresa contrata a muchas personas durante el año y si los empleados a tiempo parcial son flexibles en términos de las horas reales trabajadas cada semana laboral (no hay un número fijo requerido de horas para un empleado a tiempo parcial).

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En este caso, calcular el ETC cada semana, mes o año no será tan fácil. ¡Aquí es donde entra Wobbly! Wobbly ofrece el enfoque más asequible y accesible para el seguimiento del tiempo. Es una herramienta de seguimiento multipropósito, cuyas características más importantes son:

1. seguimiento del tiempo;
2. reportes;
3. facturación;
4. gestión de equipos;
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